Teknik- og Miljøudvalget skal den 16. september 2019 tage stilling til nye, ekstraordinære tiltag for at øge hastigheden af byggesagsbehandlingen og derved nedbringe en eksisterende sagspukkel.
Selvom produktiviteten i byggesagsbehandlingen i forvaltningen er stigende, er sagsbehandlingstiderne gennemsnitligt set blevet længere. Det skyldes blandt andet BR18, som indebærer ændret rolle- og ansvarsfordeling mellem forvaltning og ansøger.
Det har betydet ændrede sagsgange, og at der er brugt betydelige ressourcer på at tilpasse sagsbehandlingen til nye processer samt til vejledning af kunderne om deres ansvar. Dertil kommer, at det lige nu er vanskeligt at rekruttere erfarne byggesagsbehandlere ved nyansættelser, hvilket medfører et tidsforbrug til oplæring, lyder det i sagsakter fra Teknik- og Miljøforvaltningen.
Forvaltningen foreslår en række tiltag for at frigøre flest mulige byggesagsbehandlere til selve byggesagsbehandlingen og dermed bidrage til at nedbringe sagspuklen på 1.200 byggesager.
Forvaltningen vil blandt andet sætte Dialogteamet i bero for at frigøre ressourcer, mens vejledningen i Kundecenteret styrkes.
Desuden vil forvaltningen i en forsøgsperiode undlade med at foretage udvidede, ressourcekrævende partshøringer.
Teknik- og Miljøudvalget besluttede den 27. august 2018, at der fortsat skulle gennemføres orientering af lejere og andelshavere i alle partshøringer, uanset at kun ejere er lovmæssige parter i sagen. Der anvendes i dag 2.000 timer årligt på modtagelse og behandling af svar i de 200 sager, hvor der udføres både lovmæssig og udvidet partshøring. Forvaltningen ønsker at begrænse høringerne til de lovmæssige parter, altså et færre antal parter og dermed færre høringer og færre svar.
Endeligt vil forvaltningen i højere grad afvise ufuldstængige ansøgninger om behandling af byggesager. Forvaltningen går som udgangspunkt i dialog med ansøgere, selv om der er fremsendt en mangelfuld ansøgning. Denne dialog kan resultere i indtil flere ”mangelbreve” til ansøgeren om mangler i ansøgningen med specificering af yderligere nødvendigt materiale, lyder det fra forvaltningen.
Ved i højere grad at afvise behandling af ufuldstændige ansøgninger anspores ansøgerne til at forbedre materiale og dokumentation, eventuelt med assistance fra en privat rådgiver, sådan som det er intentionen i BR18. Forvaltningen vil afvise alle sager forud for fremsendelse af 3. mangelbrev og vil derved frigøre ressourcer til behandling af andre sager. En afvist sag kan ikke genoptages, men vil kræve en ny ansøgning forfra.